Note di spesa: che cosa è cambiato con l’utilizzo della tecnologia digitale

Un velista professionista in regata è come un dipendente in trasferta per conto della propria azienda. Nel caso di specie il velista è in trasferta per conto del proprio armatore.

 

Per quanto riguarda alcune figure professionali sappiamo che esiste l’esigenza di una compilazione di note di spesa, che fino a qualche tempo fa venivano realizzate in modo del tutto analogico. Oggi invece grazie alla tecnologia digitale, molte attività di ragioneria e di rendicontazione per conto di un’azienda vengono svolte in modo del tutto automatizzato e digitale. Non solo per quanto riguarda il concetto di fattura elettronica, ma anche per quel che concerne le note di spesa è cambiato molto grazie all’utilizzo della tecnologia digitale e dei dispositivi mobili. Sono nati quindi i primi software gestionali per aziende che hanno subito immesso su questo tipo di mercato app che vanno a velocizzare diversi settori e ambiti professionali.

Cambiando il concetto di note spesa sono cambiati anche gli uffici di ragioneria e la rendicontazione è diventata molto più veloce e snella rispetto al passato. Per chi non ha dimestichezza con questo tipo di settore, vi basti sapere che per compilare delle note spesa fino a qualche tempo fa il lavoratore doveva dedicare circa 5 ore al mese, per dodici mesi annui. Non solo, oltre al tempo che andava dedicato per questo tipo di procedura, era molto frequente che l’azienda dovesse sostenere spese non necessarie che andavano a gravare sui conti annuali. Ed è stato calcolato che proprio per mezzo della tecnologia digitale applicata, oggi in Europa le aziende sono riuscite ad abbassare in modo sensibile le loro spese superflue, che fino a qualche tempo addietro erano invece a carico della società che processava le note di spesa. Un cambiamento molto significativo quindi, per un settore che in Italia ha un fatturato sempre più importante e ingente.

Come funzionano le spese di trasferta e quando sono necessarie per il dipendente

Per capire come funzionano le spese di trasferta e stabilire come e quando sono necessarie per il dipendente, ci sono alcune regole da conoscere in ambito aziendale. Prima di tutto è necessario comprendere e stabilire la differenza che intercorre tra diarie e indennità di trasferta. Ci sono delle differenze sostanziali dato che per spese diarie andiamo a intendere tutte quelle spese che non hanno bisogno di produrre alcun documento di tipo fiscale e giustificativo. Questo rende più facile il calcolo visto che l’ammontare delle spese sostenute durante un viaggio di lavoro che contemplano le spese diarie sono standard e fisse. Una volta indicate le tipologie di spesa, tutto il calcolo avviene in modo automatico e già prefissato in partenza. Il dipendente è quindi in credito con l’azienda per quel che riguarderà appunto la cosiddetta diaria, che ammonta per il 2021 a 46,48 euro giornalieri per trasferte nei confini nazionali e di 77,46 euro giornalieri per le trasferte estere.

Per le indennità di trasferta invece l’importo dell’indennità di trasferta può variare secondo i parametri stabiliti dalla legge. Per conoscere l’ammontare dell’indennità di trasferta bisogna fare riferimento al contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) e tenere presente che ogni settore di attività ha le sue specificità e può prevedere un contributo diverso. L’importo può essere prestabilito o calcolato in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera; in ogni caso deve essere corrisposto per l’intero periodo della trasferta di lavoro. Compenso aggiuntivo rispetto alle spese documentate, l’indennità di trasferta viene considerata come retribuzione in busta paga dal punto di vista fiscale ed è soggetta alla relativa tassazione.

Considerazioni finali

Il mercato e il mondo del lavoro sono cambiati in modo sostanziale, durante gli ultimi dieci anni. La possibilità di gestione del monte ore, il lavoro da remoto e in smart working, sono alcune delle questioni che sono state sollevate in tempi recenti. Tutto si muove in direzione di una maggiore elasticità bipartisan con positive ricadute e conseguenze per l’ambito lavorativo di cui vi abbiamo esposto alcune questioni pragmatiche durante i paragrafi precedenti.